Lorsqu’un de mes clients se plaint d’avoir « beaucoup trop de choses à faire », je lui réponds souvent que c’est une bonne nouvelle car c’est le signe qu’il est un manager.

Le métier d’un manager c’est de gérer en permanence « trop de choses à faire ». Extraire d’un flux continu d’informations plus ou moins claires les véritables actions possibles. Organiser et trier ces actions. Les regrouper par projet. Avoir une vision claire pour chaque projet. Et enfin, à chaque instant, décider sur laquelle de ces centaines d’actions possibles, il va se concentrer. Etre un manager c’est aussi décider ce qu’on ne va pas faire.

Pour gérer tout cela il faut un outil de gestion de tâches.

Des outils de gestion de tâches il en existe des centaines. Mais la plupart ne sont pas adaptés à la complexité et au volume des tâches et projets gérés par un véritable manager. Les « todo outlook » et autres « remember the milk » sont de bonnes applications , simples à utiliser lorsque vous avez un nombre relativement restreint de responsabilités et de projets. Mais la plupart de mes clients ont besoins d’un outil plus puissant, avec des fonctions beaucoup plus sophistiqués. Les plateformes Web, comme Asana ou atTask, sont orientées vers la gestion des tâches d’une équipe ou d’une entreprise. Pour les utiliser efficacement il faut adapter toute la culture de l’entreprise, ce qui est rarement possible.

Jusque récemment, je recommandais quasi-exclusivement Omnifocus, le seul outil de gestion de tâches pour les managers à la hauteur de leurs besoins.

Omnifocus est une véritable bête de course de la gestion de tâches et de projets. L’outil idéal pour un manager ayant beaucoup de responsabilités et de priorités variés.

Malheureusement Omnifocus a quelques contraintes. C’est un logiciel qui ne fonctionne que sur Mac, iPhone et iPad. La majorité des managers utilisent un iPad comme tablette personnelle, ce qui en général permet de résoudre le problème. Mais ne pas avoir utiliser Omnifocus sous Windows, ni sur le web, est quand même  une contrainte.

Nozbe est un autre outil de gestion de tâches qui existe aussi depuis plusieurs années. Lorsqu’un client était absolument obligé de gérer ses tâches dans un environnement Windows, Nozbe a toujours été ma solution de secours. Pour prendre une image, si la plupart des autres logiciels de gestion de tâches n’arrivent pas à la cheville d’Omnifocus, Nozbe arrivait à la hanche.

Les choses ont évolués avec l’arrivée de Nozbe 2.0, également appelé « OneNozbe » car il a la caractéristique unique d’être le seul logiciel totalement multiplateforme (ipad, iPhone, Mac, Windows, Android, Web et même Linux) où vous avez  100% des fonctions disponibles, quelque soit la version que vous utilisez. La plupart des logiciels de gestion de tâches ont un environnement « de base », sur le PC, le Mac ou le web, et les « apps » pour iPhone ou Android ne sont que des point d’accès de seconde zone. Avec Nozbe 2.0 depuis votre iPhone ou votre tablette Android vous pouvez accéder à 100% de Nozbe. Un des points forts d’Omnifocus a toujours été le fait d’être un des seuls logiciels de gestion de tâche que mes clients pouvaient utiliser de manière autonome sur leur iPad, sans besoin d’avoir la version Mac. Mais avec la version 2.0, Nozbe a atteint le même résultat sur beaucoup plus de plate-formes. Avec Nozbe 2.0 vous pouvez jongler avec votre tablette Android, votre iPhone, votre PC du bureau, votre Mac de la maison et une interface Nozbe complètement online, en ayant accès exactement au même logiciel, à toutes vos tâches, tous vos projets, synchronisés en temps réel. Si vous devez sortir de l’environnement purement Mac + iOS, Nozbe est imbattable.

Nozbe 2.0 est beaucoup plus ouvert qu’Omnifocus. Nozbe s’intègre en standard avec Evernote, Dropbox et Box. Vous pouvez en deux clics faire référence à une note de réunion dans Evernote et à des fichiers dans Dropbox depuis n’importe quelle tâche. Rien de tel, sans bricolage, avec Omnifocus.

Nozbe 2.0 est aussi capable de collaborer en équipe. Vous pouvez partager certains de vos projets et déléguer directement des tâches avec les membre de l’équipe, Nozbe vous permet de faire cela très facilement. L’équipe peut même communiquer via des messages directement reliés aux tâches que vous avez en commun. Dans notre équipe Templay, et avec certains partenaires externes, nous partageons nos projets communs via Nozbe. Nous avons quasiment éliminés les emails internes à ces projets. Tout passe par des tâches et des messages dans Nozbe. C’est très efficace. Omnifocus est un outil purement individuel. Les fonctions de collaborations sont quasi-inexistantes.

Omnifocus a encore certaines fonctions uniques que Nozbe et aucun autre logiciel de gestion de tâches n’égale à ce jour. Sans rentrer dans les détails, Omnifocus offre des possibilités puissantes de tris et d’organisation d’un grand nombre de tâches et de projets, grace notamment aux « perspectives » et au « start dates », qui n’existent pas encore dans Nozbe 2.0. Omnifocus est aussi le seul logiciel à fournir un mode « revue hebdomadaire » vraiment bien fait. Nozbe n’offre pas encore toute la puissance et la flexibilité  en terme d’organisation des tâches et des projets d’Omnifocus, mais pour reprendre mon image précédente, Nozbe 2.0 arrive maintenant aux épaules d’Omnifocus.

En conclusion si vous gérez seul beaucoup de projets, de tâches et de responsabilités dans un environnement Mac et/ou iOS, Omnifocus est encore la meilleure solution à votre disposition. Si vous avez besoin de collaborer avec une petite équipe ou de gérer vos tâches et projets dans un environnement multi-plateformes alors je vous recommande de regarder sérieusement Nozbe 2.0.

Yannick Bollati